Obwohl es heute immer mehr Nachweise und Zertifikate für Qualifikationen gibt, zählen auch die klassischen Formen noch. Das Arbeitszeugnis gehört hier ganz wesentlich dazu.

Es umfasst die Eigenschaften und Fähigkeiten, die sich ein Arbeitnehmer in einem Berufsfeld angeeignet hat. Für künftige Arbeitnehmer bietet es einen wichtigen Eindruck – und muss auf ganz spezielle Weise aufgebaut sein. Was sollte ein Arbeitszeugnis umfassen und wie sollte es verfasst werden?

Arbeitszeugnis – Lobhudelei oder wichtiger Qualifikationsnachweis?

Zu Unrecht eilt Arbeitszeugnissen in manchen Diskussionen der Ruf einer bloßen Lobhudelei voraus. Tatsächlich bieten sie einen ganz wesentlichen Einblick in Qualifikationen und Führungsqualitäten eines Arbeitnehmers. Mitunter können sie sogar Aufschluss über dessen Charaktereigenschaften enthalten. Die rechtliche Grundlage dieser Art von Zeugnis muss dabei jedoch bedacht werden.

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis vergibt offiziell keine Schulnoten und ordnet einen Arbeitnehmer auf einer Notenskala ein. Es dient dazu, einen schriftlichen Eindruck über die positiven Stärken eines Arbeitnehmers zu geben. Es schlüsselt die konkreten Aufgaben auf, die er in einem Beschäftigungsverhältnis erledigt hat. Und es gibt Aufschluss über die Qualifikationen und persönlichen Stärken, die sich der Arbeitnehmer dabei angeeignet hat. Die Gestalt eines Arbeitszeugnisses ist in dieser Absicht formal vorgegeben. Wenn der Arbeitgeber sich nicht an diese Vorgaben hält, kann der Arbeitnehmer das ausgestallte Zeugnis im Zweifelsfall anfechten beziehungsweise ändern lassen.

In der Regel haben qualifizierte Arbeitszeugnisse einen ganz bestimmten Aufbau. Sie enthalten eine Überschrift, die das Papier als Arbeitszeugnis ausweist. Auf diese folgt eine Auskunft über das Unternehmen und die Beschäftigungsdauer des namentlich benannten Arbeitnehmers. Unter Umständen kann anschließend ein kurzer allgemeiner Kommentar zum Unternehmen folgen.

Der größte Teil des Arbeitszeugnisses muss sich jedoch auf die Qualifikationen des Arbeitnehmers konzentrieren. Diese werden anschließend in zwei Teilen aufgeschlüsselt. Erstens werden die Arbeitsaufgaben sachlich und nüchtern benannt. Zweitens erfolgt eine Einordnung. Hier werden die Qualifikationen benannt, die sich der Arbeitnehmer angeeignet hat und seine Stärken klar und deutlich formuliert. Auch auf mögliche Führungsqualitäten kann ein Zeugnis zu sprechen kommen. Zum Abschluss enthält das Zeugnis in der Regel einen guten Zukunftswunsch für den Arbeitnehmer und eine abschließende Grußformel. In jedem Fall muss das Dokument offiziell unterschrieben sein. Auch auf eine zügige Ausfertigung des Dokuments hat der Arbeitnehmer einen Anspruch.

Damit ein Arbeitszeugnis rechtlich nicht angefochten werden kann und dennoch die richtigen Informationen transportiert, sollte es fach- und sachkundig formuliert werden. Aktuelle Fachbücher oder EDV-Programme können Unternehmen bei dieser Arbeit unterstützten.

Gerade wenn regelmäßig Arbeitszeugnisse ausgestellt werden müssen und nicht für jedes Einzeldokument ein Arbeitsrechtler kontaktiert werden soll, bietet die passende Software hier eine gute Hilfe. Programme dieser Art arbeiten zuverlässig und sorgen bei ihren Ausarbeitungen für zweierlei Dinge. Einerseits wird die Form in Bezug auf den Aufbau und die Ausstellung des Dokuments gewahrt. Andererseits können gezielte Einordnungen der Arbeitnehmer so vorgenommen werden, dass sie rechtlich einwandfrei sind. Das unterstützt qualifizierte und bewährte Mitarbeiter ganz gezielt in ihrer weiteren Karriere und sorgt auf der anderen Seite bei den schwierigen Fällen dafür, dass sich die Personalabteilung nicht zu lange den Kopf zerbrechen muss.