Ein rund um die Uhr besetztes Büro mit kompetenter Annahme von Anrufen, zeitnaher Bearbeitung von E-Mails und Anfragen sowie die schnelle Vergabe von Terminen für Beratungsgespräche, trägt maßgeblich zum Erfolg von Unternehmen und Dienstleistern bei.

Wer nicht erreichbar ist, verliert den möglichen Auftrag. Doch wie ständig erreichbar sein und gleichzeitig zuverlässig arbeiten? Die Umleitung zu einem professionellen und personalisierten Telefon- und Büroservice kann für viele Unternehmer die ideale Lösung darstellen, ohne Abstriche im persönlichen Kundenkontakt zu machen.

Persönliche Bearbeitung gefragt

Viele Arbeitsabläufe lassen sich heute automatisieren. Websites, die konkrete Informationen per Fragebogen ausspucken, automatisch gepushte Werbung, automatisierte Rechnungen. All diese Prozesse vereinfachen den Arbeitsalltag, gerade für kleine Unternehmen, enorm. Wo Personal Zeit für die tatsächliche Arbeit hat, statt sich um zeitraubende Kleinstarbeit zu kümmern, profitiert der Kunde von hoher Qualität. Bei der Bearbeitung von Anfragen dagegen, ist persönlicher Kontakt unabdingbar.

Eine Studie, die Fittkau & Maaß Consulting im Rahmen einer Befragung im Jahr 2011 erhob, ergab, dass 59% aller Interessenten nach dem Anruf bei Unternehmen, zügig auflegen, wenn ein Anrufbeantworter den Anruf entgegennimmt. Rund 68% derer, die nicht mit einem Anrufbeantworter kommunizieren wollten, sagten aus, dass sie stattdessen gleich die nächste Nummer eines Dienstleisters derselben Branche wählen.

Dieses Ergebnis bedeutet in der Praxis, dass bei Schaltung eines Anrufbeantworters etwa jeder dritte potentielle Kunde bei der Konkurrenz landet. Bei großen Unternehmen würde dieser Verlust sich verrechnen, für kleine Unternehmen kann er den Unterschied zwischen Erfolg und Aufgabe des Geschäftes bedeuten. Doch große Unternehmen leiten ihre Anrufe zumeist in geschulte Callcenter weiter. Sie haben bereits gelernt aus der Reaktion der Kunden, von denen über drei Viertel der Aussage zustimmten, frustriert zu sein, wenn sie unter einer Servicenummer niemanden erreichen. Warum scheuen kleinere Unternehmen die Weiterleitung an einen Servicedienstleister oft? Die Erfahrung zeigt, dass sie vermeintlichen Wert auf den persönlichen Kontakt zum Kunden legen. Dass dieser jedoch ohne ein ständig besetztes Telefon kaum möglich ist, wird schnell vergessen.

(Quelle: Deutscher Dialogmarketing Verband. Insgesamt 1.003 ausgewählte Personen ab 18 Jahre. Erhebung Mai 2015.)

Personalisierter Telefonservice

Die Lösung für den Spagat zwischen dem persönlichen Kontakt und Anrufbeantwortern, oder verzögerter Bearbeitung der Anfragen, ist ein mit Fachkräften besetzter, personalisierter Telefon- und Büroservice, der jederzeit Anrufe in das Unternehmen weiterleiten kann, wenn es sich um Notfälle handelt, sonst aber völlig eigenständig kompetente Beratung bietet, Termine vergeben kann, Bestellungen aufnimmt und sich auch in der Art der Kommunikation nach dem Unternehmen richtet. Ob hochseriöse Anwaltskanzlei, oder lockeres Start-Up, das sich an junge Kunden richtet, ein professioneller Telefonservice kann beides leisten. Zugleich profitieren die Kunden davon, nicht zu erleben, wie sie an ein anonymes Kundenzentrum weitergeleitet werden. Die Anrufe werden unter Firmennamen entgegengenommen und können über Telefonlisten an Mitarbeiter im Unternehmen weitergeleitet werden, wenn offene Fragen bestehen. Alle Berater sprechen Hochdeutsch oder fachlich versiertes Englisch. Der angenehme Kontakt ist dadurch gesichert.

Durch die Beauftragung eines Telefon- und Büroservices sparen Unternehmer und Existenzgründer von Anfang an Zeit und Ressourcen. So können sie sich auf den wirklichen persönlichen Kundenkontakt konzentrieren, der bei Beratungsterminen und vor Ort stattfindet.