Das Internetzeitalter hat auch das Einkaufsverhalten für Bürobedarf verändert. Große Unternehmen haben komplexe eProcurement Verfahren eingeführt. Die Ansprüche von KMU (kleine- und mittlere Unternehmen) sehen jedoch anders aus.

Was hat Bürobedarf mit interner und externer Kommunikation zu tun? Ganz einfach: Welcher Mitarbeiter oder Freiberufler möchte mit einem qualitativ minderwertigen Organisationstool wie Aktenordner, Post-it (die permanent abfallen) oder schlechte Boardmarker arbeiten bzw. gesehen werden?

Also spielen qualitative Merkmale bei der Auswahl von Bürobedarf nach wie vor eine große Rolle. Insbesondere in der Außenkommunikation achten Unternehmen neben der Funktionalität zudem auf den Imagefaktor. Es ist das iPhone, das ansprechende Auto und die Kleidung. Warum also wird häufig bei der Beschaffung von Bürobedarf nur auf den Preis geachtet?

Das Preis-Leistungsverhältnis beim Einkauf von Bürobedarf

Chic und trotzdem günstig sowie praktisch. Das sind die Wünsche vieler Freiberufler oder auch Führungskräfte. UND  – ein Einkäufer auf dem Karriereportal Xing bringt es auf den Punkt: “Viel größer (als der günstigste Preis) ist die Herausforderung beim Vergleich der gebotenen Dienstleistungen, die – je nach Umfang – einen höheren Preis durchaus rechtfertigen können. Beispiele hierfür sind die kostenlose Schreibtischlieferung, keine Mindestbestellmengen, kein Mindestbestellwert, Bereitstellung einer elektronischen Rechnung/Abwicklung nach Gutschriftverfahren, einfache Reklamationsabwicklung, Bereitstellung eines Ansprechpartners … hier gibt es noch immer gewaltige Unterschiede.”

Die Rede ist vom Kauf über das Internet. Neben dem Bedarf an Druckerpatronen, Druckerpapier oder Briefumschlägen decken viele Unternehmen ihre gesamte Büroorganisation über Online-Shops.

Dazu hat sich das Vergleichsportal Getestet.de führende Online-Shops für Bürobedarf in Deutschland näher angeschaut. Auf einem vorderen Platz wurde der Shop von OTTO Office bewertet. “Das Sortiment ist übersichtlich gegliedert und die Produkte sind auf der gut strukturierten Webseite leicht zu finden. Mit günstigen Preisen kann der Online-Shop zusätzliche Pluspunkte für sich verbuchen. Testnote 1,7 (gut)”, so das Fazit der Tester.

Mit die beliebtesten Artikel im Online-Shop sind Akten-und Sammelmappen. Sie sorgen für eine ordentliche und ansprechende Lagerung alltäglicher Dokumente bis hin zu Präsentationen und Verkaufsprospekte. Ohne überladen zu wirken, punktet der OTTO Office Shop mit seinen Dienstleistungen. So gibt es unter jedem Artikel eine ausführliche “TIPP-Area” mit praktischen Hinweisen zur Kaufentscheidung. Ein konkretes Beispiel für Akten- und Sammelmappen: “Die Größe will gut gewählt sein. Ein Tipp, der sich oft als gut erweist: Die Kapazität sollte 10 bis 30 Prozent über dem anvisierten Bedarf liegen. So ist Spielraum nach oben vorhanden, man muss aber auch nicht unnötigen Leerraum herumschleppen.”

Neben individuellen Zahlungsarten (Rechnung, Lastschrift, Paypal oder Kreditkarten) wird dem Kunden ein umfangreicher Serviceblock angeboten. Dort sind Informationen zur Lieferung, der Rücksendung und der Garantie aufgeführt. Darüber hinaus stehen umfangreiche Ratgeber und der Bereich Fragen und Antworten zur Verfügung. Abgerundet wird der Service durch den Bereich Kommunikation, der u.a. den Kontakt zum persönlichen Ansprechpartner sicherstellt.

Im Übrigen: Neben der “normalen” Computerbildschirm Version bietet der OTTO Office Shop auch die mobile Darstellung für Smartphone und Tablet PC an. Somit kann der Bedarf immer und überall bestellt werden.