Gerade für Gründer und KMU ist die ständige telefonische Erreichbarkeit von hoher Bedeutung. Studien legen nahe, dass Kundengewinnung und Kundenzufriedenheit trotz moderner Kommunikationsmedien stark vom zuverlässigen telefonischen Kontakt profitieren. So erfolgen mehr als 90 Prozent aller Kunden- und geschäftlichen Anfragen per Telefon. Dies wirft die Frage auf, wie die Erreichbarkeit kostengünstig gewährleistet werden kann.

Telefonische Erreichbarkeit: Optionen für KMU

Während für größere Unternehmen ein Sekretariat oft selbstverständlich ist, haben kleine und mittlere Unternehmen aus finanziellen Gründen nicht die Mittel für dieses Personal. Die Bezahlung fest angestellter Fachkräfte für die Bürokommunikation stellt für Gründer eine zu große finanzielle Belastung dar. Gleichzeitig ist es nicht vorstellbar, dass Chefs oder Unternehmensführung selbst sämtliche Telefonate führen. Geschäftliche Anfragen oder Fragen durch Kunden werden ab einer gewissen Auftragslage zu zahlreich, als dass sie ohne zusätzliche Fachkräfte abgearbeitet werden könnten. Daher bietet sich als Alternative ein externer geschulter Büro- und Telefonservice an.

Ein Telefon- oder Büroservice besteht aus einem virtuellen, externen Team geschulter Mitarbeiter. Sie sind darauf spezialisiert, den Kontakt mit Kunden oder Geschäftspartnern anzubahnen oder zu halten. Dies stellt eine flexible und kostengünstige Lösung dar, bei der im Allgemeinen leistungsbezogen abgerechnet wird. Hinzu kommt eine Grundgebühr für die Bereithaltung der Dienstleistung. Unternehmen sparen sich hierbei die volle Lohnzahlung, wie sie gegenüber dem Sekretariat erforderlich wären. Die Abrechnung der Dienste geht transparent und sekundenbezogen vonstatten. Leistungen und Kosten bleiben also genau im Blick. Vertragsbindungen entstehen bei den meisten Telefon- und Büroservices nicht. Gleichzeitig bieten sie neben der Flexibilität eine ständige Verfügbarkeit, sodass Unternehmen rund um die Uhr erreichbar sein können.

Mit der Inanspruchnahme eines Telefonservices betreiben Unternehmen eine Form des virtuellen Outsourcings mit all seinen Vorzügen und Nachteilen. Grundsätzlich eignen sich solche Geschäftsaufgaben für die Auslagerung, die das Kerngeschäft nicht unmittelbar betreffen. Routine-Aufgaben wie die Übernahme von Kommunikationsarbeiten gehören dazu. Dennoch entsteht eine gewisse Abhängigkeit von dem virtuellen Service. Die Leistung des Telefondienstleisters kann nicht stets überprüft werden. Überdies besteht die Gefahr eines gewissen betriebsinternen Verlusts von Wissen bei der Delegation dieser Aufgabe an einen virtuellen Service.

In Anbetracht wachsenden Wettbewerbs und zunehmender Konkurrenz steigt auch die Nachfrage nach vermietbaren Büroflächen. Mit der Nachfrage steigen die Preise, was sich insbesondere in den deutschen Metropolen niederschlägt. So zeigt etwa die Metropolregion Frankfurt am Main einen Zuwachs der Flächenvermietung von über 20 Prozent im Jahr 2016 verglichen mit dem Vorjahreszeitraum. In Berlin stieg die Gesamt-Flächenvermietung in den ersten drei Quartalen des Jahres 2016 auf etwa 600.000 Quadratmeter, was einem Zuwachs von 9 Prozent entspricht. Damit steigen auch die Mietpreise, was besonders die Spitzenmieten betrifft. Auch in anderen Metropolregionen wie Hamburg nimmt die Gesamt-Vermietungsleistung von Gewerbeflächen stets zu.

Mit der Ausbreitung des Gewerbes nimmt gleichermaßen die Konkurrenz um Kundenaufmerksamkeit zu, wodurch die telefonische Erreichbarkeit nochmals wichtiger wird.

Da sich KMU und Gründer auf dem Markt inmitten großer Konkurrenz behaupten und etablieren müssen, ist die telefonische Erreichbarkeit eine wichtige Voraussetzung für den Erfolg. Kunden wollen gewonnen und zufriedengestellt werden. Geschäftskontakte müssen angebahnt und gepflegt werden. Da ein eigenes Sekretariat mit oftmals zu hohen Investitionen verbunden ist, empfiehlt sich die Nutzung flexibler und kostengünstiger Telefonservices. Speziell im Hinblick auf die bei Gründern und KMU schwankende Auftragslage zeigen sich die Vorteile eines solch flexiblen Service. Neben der Grundgebühr fallen lediglich leistungsbezogene Kosten an, sodass der Telefonservice passgenau auf die Kontakte eingehen kann.